深圳市档案馆档案利用规定
为了充分发挥馆藏档案作用,更好地为社会提供档案服务,确保档案利用安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案馆工作通则》《各级国家档案馆开放档案办法》等有关规定，结合实际，制定本规定。
一、本规定适用于深圳市档案馆向社会提供馆藏档案利用工作。利用本馆馆藏档案的单位和个人，简称为利用者。
二、档案利用是指档案的阅览、复制、摘录。
三、本馆保存的自形成之日起满25年且经开放鉴定可以向社会开放的档案称为“开放档案”。已满25年但经开放鉴定不宜向社会开放的档案以及尚未进行开放鉴定的档案称为“未开放档案”，本馆控制利用。
四、利用本馆档案应在本馆指定阅览场所进行。查阅档案需履行利用登记手续，如实填写档案利用申请表，经工作人员审核后可通过深圳市档案馆数字档案馆系统提供利用。
五、中华人民共和国公民和组织持有单位介绍信、居民身份证、工作证等合法证明，可以利用本馆开放档案和公开出版的馆藏资料。
外国组织和个人的利用手续按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。
六、中华人民共和国公民和组织申请利用馆藏未开放档案的，应当出示利用者身份证明文件，并根据利用档案类别提交相应证明材料。经本馆审批同意后，方可利用本馆保存的未开放档案，必要时还须经档案移交单位同意。
（一）档案移交单位、档案利害关系人需提交单位介绍信或户籍所在地街道（乡、镇）以上国家机关的介绍信、利害关系证明文件。单位介绍信上应明确利用者身份、利用目的、查档范围、授权有效期限等基本内容。
（二）公民凭本人身份证可以利用本馆未开放而记载有关本人任职、职称评定、招工调工、获奖荣誉、涉外婚姻、宅基地等情况的档案。委托他人办理的，被委托人需提交双方身份证明原件和授权委托书；档案当事人已经去世的，其直系亲属或法定继承人需提交职能部门文件、公证书、法院文书等证明材料及本人身份证。
（三）利用公证档案需提交深圳市公证处出具的介绍信。
（四）利用建设工程施工许可、竣工验收备案档案需提交以下证明材料：
1.工程项目建设单位，提交单位介绍信或法人代表证明书及授权委托书。
2.工程项目施工、监理、勘察、设计、分包等单位，提交与工程项目相关的合同、单位介绍信或法人代表证明书及授权委托书。
3.工程项目所有人利用产权范围内的档案，提交权属证明文件。通过竞拍、转让、继承等形式取得建筑物、构筑物所有权或土地使用权的，提交拍卖合同、土地出让合同、房屋所有权证、土地使用证、公证书、法院判决书等能够证明权属关系转移的材料。
4.工程项目物业管理公司、业主委员会，提交单位介绍信或法人代表证明书及授权委托书、物业管理合同。
5.利用者单位名称发生变动的，应提交名称变更证明文件。工程项目名称发生变更的，应提交名称变更证明文件。
（五）纪检监察机关、司法机关、公安机关、行政执法机关在法定职权范围内利用档案的，提交单位介绍信及执行公务证件。
（六）律师因代理诉讼案件利用档案的，提交律师事务所介绍信、律师证、代理当事人的委托书以及立案证明文件或人民法院调查令。
（七）因专项工作、专题研究、编史修志等需要大量利用未开放档案的，需提前3天向本馆提交有关主管部门的审批文件、相应课题提纲、编写大纲、展览大纲等，说明需利用的档案内容、范围和要求，办理预约登记手续。
七、档案移交单位对其移交进馆档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，本馆予以支持，遵照办理。
八、利用涉密档案按国家有关保密规定办理。
利用本单位移交进馆的涉密档案，须持移交单位主管领导手写签批意见的介绍信，经本馆分管馆领导审批同意后，可提供档案阅览。需要复印涉密档案的，介绍信上还须加署“同意复印”的意见，经本馆分管馆领导同意后，可提供档案复印件。
利用其他单位涉密档案，须征得档案形成单位同意，并按上述规定办理。
九、本馆采用数字化、缩微等复制技术处理的档案，原件已封存，原则上以复制件代替原件提供利用。
十、利用者复制档案资料，需填写复制申请表，逐件填写档号、档案资料名称及其起止页号，经本馆同意后由工作人员负责办理。重要档案的复制，必要时还需经档案移交单位同意。
因专项工作、专题研究、编史修志等需要复制未开放档案的，需与本馆签订《深圳市档案馆馆藏档案复制件使用许可协议》，并经分管馆领导审批同意。
十一、加盖深圳市档案馆证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。
十二、本馆馆藏档案的公布权属于本馆以及国家授权的有关单位。利用者摘录、复制的档案，在不违反国家有关规定的前提下，可在研究著述中引用。节引的档案内容，均应注明档案来源，但不得擅自以任何形式首次向社会公开档案的全部或部分原文，或档案记载的特定内容。鼓励利用者向本馆捐赠利用本馆开放档案撰写的著述和其他研究成果，反馈利用本馆档案所获取的重大利用效果。
十三、本馆可根据利用者需要，提供与本馆建立档案利用联动机制的异地档案馆所保存的民生档案跨馆利用服务。本馆将根据利用者申请的查档内容，审查利用者身份、查档手续的真实性，及时与相关档案馆联系，转递查档申请和相关材料。
十四、本馆馆藏档案原则上不外借。档案移交单位确因涉及纪检监察、巡视等特殊事项需外借档案原件的，须经馆长审批同意，并与我馆签订《深圳市档案馆外借档案协议书》后方可借出。
十五、利用者须维护档案实体及信息安全，不得拆散、调换、抽取、撕毁、涂改、污损档案原件；不得修改、破坏电子档案；不得擅自下载、截屏和拍照。利用者有上述行为的，本馆有权禁止其继续利用；情节严重的，依法追究法律责任。
十六、本规定自发布之日起执行。
