深圳市档案馆档案利用制度
为充分发挥馆藏档案作用,更好地为社会提供档案服务,确保档案利用安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案馆工作通则》《国家档案馆档案开放办法》等有关规定，结合实际，制定本制度。
一、本制度适用于深圳市档案馆向社会提供馆藏档案利用工作。利用市档案馆馆藏档案的单位和个人，简称为利用者。
二、档案利用是指档案的阅览、复制、摘录。
三、档案利用应在市档案馆指定阅览场所进行，通过市档案馆配备相应的设施、设备进行查阅。
四、市档案馆保存的自形成之日起满25年且经开放审核向社会开放的档案称为“开放档案”。单位和个人持有单位介绍信、本人身份证、本人护照等合法证明可以利用市档案馆的开放档案。
五、中华人民共和国公民和组织可以向市档案馆提出未开放档案利用申请。利用者应当出示本人身份证明文件，并根据申请利用的档案内容提交相应证明材料，经市档案馆审批同意后，方可提供利用。必要时还须经档案移交单位同意。
（一）档案移交单位、档案利害关系人需提交单位介绍信或户籍所在地街道（乡、镇）以上国家机关的介绍信、利害关系证明文件。单位介绍信上应明确利用者身份、利用目的、查档范围、授权有效期限等基本内容。
（二）公民可以利用市档案馆记载有关本人职称评定、招工调工、获奖荣誉、涉外婚姻等情况的未开放民生档案。委托他人办理的，被委托人需提交双方身份证明原件和授权委托书；档案当事人已经去世的，其直系亲属或法定继承人需提交职能部门文件、公证书、法院文书等证明材料。
（三）利用公证档案需提交深圳公证处出具的介绍信。
（四）利用建设工程施工许可、竣工验收备案等档案需提交以下证明材料：
1.工程项目建设单位，提交单位介绍信或法人代表证明书及授权委托书。
2.工程项目施工、监理、勘察、设计、分包等单位，提交与工程项目相关的合同、单位介绍信或法人代表证明书及授权委托书。
3.工程项目所有人利用产权范围内的档案，提交权属证明文件。通过竞拍、转让、继承等形式取得建筑物、构筑物所有权或土地使用权的，提交拍卖合同、土地出让合同、房屋所有权证、土地使用证、公证书、法院判决书等能够证明权属关系转移的材料。
4.工程项目物业管理公司、业主委员会，提交单位介绍信或法人代表证明书及授权委托书、物业管理合同。
5.利用者单位名称发生变动的，应提交名称变更证明文件。工程项目名称发生变更的，应提交名称变更证明文件。
（五）纪检监察机关、司法机关、公安机关、行政执法机关在法定职权范围内利用档案的，提交单位介绍信及执行公务证件。
（六）律师因代理诉讼案件利用档案的，提交律师事务所介绍信、律师证、代理当事人的委托书以及立案证明文件或人民法院调查令。
（七）因专项工作、专题研究、编史修志等需要大量利用未开放档案的，需提前3天向市档案馆提交有关主管部门的审批文件、相应课题提纲、编写大纲、展览大纲等，说明需利用的档案内容、范围和要求，办理预约登记手续。
六、档案移交单位对其移交进馆档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，市档案馆遵照办理。
七、利用涉密档案按国家有关保密规定办理。
利用本单位移交进馆的涉密档案，须持移交单位主管领导手写签批意见的介绍信，经市档案馆审批同意后，可提供档案阅览。需要复印涉密档案的，介绍信上还须加署“同意复印”的意见，经市档案馆审批同意后，可提供档案复印件。
利用其他单位涉密档案，须征得档案形成单位同意，并按上述规定办理。
八、已经缩微、翻拍及数字化等复制处理的档案，使用复制件代替原件提供利用。古老、珍贵和重要档案，原则上不提供原件利用。
九、档案利用需要进行复制的，利用者需填写《复制档案申请表》，复制档案的数量由市档案馆根据具体情况酌情决定。加盖深圳市档案馆证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。
因档案保存状况和档案载体特点等原因不适宜复制的，市档案馆不予复制。
十、利用者如需在公开发表或出版的作品及展览展陈、媒体传播等活动中使用市档案馆的未开放档案，须向市档案馆提出书面申请，经市档案馆审批同意。同时，与市档案馆签订《深圳市档案馆馆藏档案复制件使用许可协议》。
鼓励利用者捐赠利用市档案馆馆藏档案撰写的著述和其他研究成果，反馈利用效果。
十一、市档案馆提供与本馆已建立档案利用联动机制的综合档案馆之间的民生档案跨馆利用服务。
十二、市档案馆馆藏档案原件原则上不外借。档案移交单位确因涉及纪检监察、巡视等特殊事项需外借档案原件的，须经市档案馆审批同意，并签订《深圳市档案馆外借档案协议书》后，方可借出。
十三、利用者须维护档案实体及信息安全，不得拆散、调换、抽取、撕毁、涂改、污损档案原件；不得修改、破坏电子档案；不得擅自下载、截屏和拍照。利用者有上述行为的，市档案馆有权禁止其继续利用；情节严重的，依法追究法律责任。
十四、本规定自发布之日起执行。
