《会计档案管理办法》修订内容要点解读（之四）
向单位档案管理机构移交时间更加灵活
原《办法》要会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，一年后应当移交本单位机构统一保管。实际工作中，很多单位的会计机构需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查，通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为此，新《办法》第十一条规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。”
明确会计档案出境要求
对于会计档案能否携带出境，原《办法》规定：“我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。”1999年经国务院批准，国家档案局发布的《中华人民共和国档案法实施办法》规定，档案出境实行分级审批制度。据此，新《办法》第二十五条将其修改为“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行”。
《中华人民共和国档案法实施办法》第十九条：“各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。”
会计档案出境根据其等级不同由不同级别的档案行政管理部门审查批准，机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人的会计档案需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准。有关办理方法可参见各地档案行政管理部门主页有关行政审批事项办理方法。
《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》第三条规定：“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家秘密的文件、资料和其他物品的，应当依法报有审批权限的主管部门批准，并报同级保密行政管理部门备案。是否属于国家秘密不明确或者有争议的，应当报有关保密行政管理部门确定。”第四条规定：“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家安全或者重大利益的档案的，应当依法报国家档案局批准。”
对单位间会计档案交接的修改
会计档案的移交有可能发生在以下两种情况中：
第一种情况是因单位分工、合并等变动而引起的档案移交。新《办法》第二十一条规定：“单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。”上述要求中“复制与其业务相关的会计档案”和“单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存”均会发生会计档案交接。
第二种情况是单位业务移交而引起的档案移交。新《办法》第二十一条规定：“单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。”第二十三条规定：“建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。”上述业务移交和建设项目移交也会发生会计档案交接。
对于上述发生会计档案交接，根据新《办法》第二十四条规定，纸质会计档案的交接，“移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。”会计档案交接文据的格式可参照《档案交接文据格式》（GB/T 13968-1992）中第三条和第四条相关内容执行。新《办法》对会计档案交接最大的修改是电子会计档案的交接，电子会计档案交接的有关要求解读请参照《中国档案》2916年第3期《<会计档案管理办法>修订内容要点解读（之二）》。
对违反《会计档案管理办法》处罚的修改
原《办法》并没有对违反其管理规定进行处罚的条款，给会计档案管理责任追究带来了困难，不利于规范会计档案的管理。对原《办法》修订征求意见过程中，不少单位提出需要增加罚则的意见。为此，新《办法》第二十七条增加了相关内容，规定：“违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。”尽管新《办法》并没有对违反有关规定如何处罚作出具体的规定，但由于违反新《办法》均属档案违法违纪，可依据以下法律法规进行处罚。一是依据《中华人民共和国刑法》第三百二十九条“抢夺、窃取国家所有的档案的，处五年以下有期徒刑或者拘役”，“违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役”的规定。二是依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、第二十五条的规定。三是依据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合印发的《档案管理违法违纪行为处分规定》中有关规定。四是依据《中华人民共和国会计法》第四十二条、第四十四条规定。
其他修改内容
一是完善会计档案利用的有关要求。原《办法》规定“各单位保存的会计档案不得借出。”实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者司法工作中，会计档案会被借出。因此新《办法》第十三条第二款规定：“单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。”
二是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位作出了特别规定。针对小微企业等不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位以及依法应当建账的个体工商户，新《办法》第二十九条规定：“其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行”。此外，随着我国会计服务外包的迅速发展，很多小微企业委托中介机构代理记账，因此，新《办法》第二十六条明确了代理记账中涉及的会计档案管理问题，规定：“单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。”
三是对委托代理记账机构的档案管理责任明确了要求。新《办法》第二十六条规定，委托人委托代理记账机构代理记账，应当在相互协商的基础上，订立书面委托合同。委托合同除应当具备法律规定的基本条款外，应当明确下列内容;（1）双方对会计资料真实性、完整性各自应当承担的责任；（2）会计资料传递程序和签收手续；（3）编制和提供财务会计报告的要求；（4）会计档案的保管要求及相应的责任；（5）终止委托合同应当办理的会计业务交接事宜。代理记账机构接受委托对单位的会计档案进行管理的，应当遵照新《办法》的有关规定执行。代理记账机构如满足新《办法》第八条、第九条规定条件的，可以利用信息化手段管理委托人的电子会计档案。
本文转载自《中国档案》杂志2016年第5期 作者：蔡盈芳 单位：国家档案局经科司
